كيف تصبح سكرتيرا ناجحا ومطلوب

السكرتارية هي عمل يعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصة بعمل ما أو نيابة عن شخص آخر عادة يكون المدير المسؤول وتعرف السكرتارية أيضا بأنها قيام شخص بالعمل عند شخص غيره أو في مكتب رسمي من أجل تقديم المساعدة في تنفيذ المهام الإداريه ومتابعة المراسلات والسجلات ومن التعريفات الأخرى للسكرتارية هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة ويهتم بمتابعة الشؤون الإدارية المكلّف بها مثل حفظ الملفات وكتابة البيانات والقيام بالأعمال المكتبية. أصبحت وظيفة السكرتارية لا غنى عنها في جميع الشركات ضمن مخططها التنظيمي وتعتمد هذه الوظيفة على تميز الموظف بمجموعة من المهارات والقدرة على تطبيق المهام الإدارية والوظيفية الخاصة بها فانشغال المدير في كثير من الأحيان عن تسيير بعض الأعمال الروتينية الخاصة في الشركة أدى إلى وجود حاجة ضرورية لوظيفة السكرتارية من أجل المحافظة على تطبيق هذه الأعمال مثل كتابة المواعيد وترتيبها وحفظ الملفات المهمة بطريقة تساعد على الوصول لها بسهولة وتختار بعض الإدارات موظفين سكرتارية من فئات معينة ومن أهمها السكرتارية الخاصة والسكرتارية المتخصصة من أجل تنفيذ العديد من الوظائف والمهام ضمن اختصاص كل منها ومن هنا تظهر الأهمية العامة للسكرتارية بمساعدتها على تطبيق الكثير من المهام وتقديم العون والمساندة لكافة أعمال الإدارة. إن الصورة المعروفة لمهنة السكرتيرة تعد نمطيه نسبيا لأنها تعتمد على أفكار سابقة غيرمرتبطة بطبيعة الإدارة في العصر الحديث فيعتقد أغلب الناس أن دور السكرتيرة مقتصر في الرد على الهاتف وتنظيم الأوراق والبريد من أجل توصيلها للمدير ولكن يظهر التميز في مهنة السكرتيرة عن غيرها من المهن بأنّها تحتاج إلى ذكاء عال وقدرة على التعامل بطريقة حسنة مع الآخرين إضافة إلى التميز بمظهر مقبول ومناسب لبيئة العمل. تعلم مهارات البحث تعد مهارات البحث مهمة جدا للسكرتير الناجح فهي تساعده على إيجاد المعلومات الضرورية فمثلا قد يحتاج السكرتير إلى إجراء بحث قبل الرد على أي بريد إلكتروني بشأن الحصول على تمويل من الإدارة أو قد يتطلب عمله البحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات لرحلات العمل لمدير الشركة لذلك فإن السكرتير الذي لا يملك مهارات البحث الأساسية قد تفوته تفاصيل مهمة مما يعيق نجاحه مثل الفرق بين تأشيرة العمل والتأشيرة السياحية لرحلة مدير الشركة. تنظيم المواعيد والاجتماعات يحرص السكرتير الناجح على تنظيم جدول مواعيد مديره بالإضافة إلى جميع الاجتماعات داخل الشركة حيث يحدد الفعاليات والمناسبات التي يحتاج المدير لحضورها ويرتب التزاماته لتجنب التداخل والتعارض بين المواعيد ويتأكد من أن المدي يمتلك وقتا كافيا لأداء هذه الالتزامات وبالتالي فإن السكرتير الناجح يعد جدول الأعمال ويرتب أماكن الحضور ووسائل الراحة للموظفين كما يسجل المعلومات التي ينتهي بها كل اجتماع. مهارة الاتصال والتواصل يتحتم على السكرتير بحكم طبيعة عمله التعامل مع العديد من الأشخاص المختلفين الأمر الذي يجعله بحاجة إلى اتقان مهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين حيث يجب أن يكون لديه القدرة على التعامل بمرونة ورحابة وتسهيل الأمور على الموظفين والزائرين المنتظرين عدا عن قدرته على نقل الحقائق المهمة بسرعة ومنطقية مع إيجاد بيئة عمل مناسبة وإيجابية لذلك فإن من أهم الأمور التي ينبغي أن تتوفر في السكرتير الناجح مهارة الاتصال والتواصل مع الناس الموظفين منهم والزوار. المهام المتوقعة من السكرتير الناجح ينبغي على السكرتير الناجح تنفيذ العديد من المهام وعليه معرفة كيفية أدائها على أكمل وجه ومنها ما يأتي. إدارة المواعيد وتنظيمها و حجز الغرف والصالات وترتيب مواعيد وحجوزات السفر. إعداد وتوزيع الأوراق والمستندات اللازمة للاجتماعات. أخذ المواعيد من الجهات والأطراف الخارجية وترتيبها. التعامل مع البريد الإلكتروني. صياغة وثائق الشركة أو المؤسسة والإلمام بالوسائل المستخدمة مثل: العروض التقديمية. الحفاظ على أنظمة الملفات. الرد على الهاتف والاستفسارات من الزائرين والموظفين. التصوير والطباعة. استخدام برامج الكمبيوتر المختلفة مثل وورد وإكسل وباور بوينت وغيرها.